Zásady spracovania osobných údajov obchodných partnerov
ZÁSADY SPRACOVANIA OSOBNÝCH ÚDAJOV OBCHODNÝCH PARTNEROV
_________________________________________________________________
Obchodná spoločnosť
fyftstore s.r.o.
IČO: 29308062
so sídlom Osadni 774/35, 17000 Praha
(ďalej tiež len „správca“)
Nižšie uvedený deň, mesiac a rok vydáva na účely plnenia informačnej povinnosti voči obchodným partnerom tieto
zásady spracovania osobných údajov obchodných partnerov
(ďalej tiež len „dokument“).
Táto koncepcia bližšie rozvádza ustanovenia článku 13 nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) č. 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb v súvislosti so spracovaním osobných údajov ao voľnom pohybe týchto údajov (ďalej tiež len „GDPR“), a to v súlade s osobitnými podmienkami Správcu.
- Všeobecné ustanovenia
1.1 Tento dokument upravuje transparentné informácie, oznámenia a postupy na výkon práv fyzických osôb v pozícii obchodných partnerov alebo fyzických osôb ako štatutárnych orgánov či zamestnancov obchodných partnerov v súvislosti so spracovaním ich osobných údajov správcom.
- Vymedzenie základných pojmov
2.1 Osobný údaj
Osobný údaj je akýkoľvek údaj viažuci sa k živej fyzickej osobe, podľa ktorého je túto osobu možné priamo či nepriamo identifikovať (napr. meno a priezvisko, adresa trvalého bydliska, pohlavie, vek, dátum narodenia, rodné číslo, osobný stav, fotografický záznam, video záznam, audio záznam, e-mailová adresa, telefónne číslo, IP adresa, cookies, identifikačné číslo, IČ DPH, číslo občianskeho preukazu, číslo vodičského preukazu, číslo pasu, vzdelanie, príjem zo zamestnania (mzda, plat), príjem z dôchodku, kultúrny profil atď.).
2.2 Osobitné kategórie osobných údajov
Do zvláštnej kategórie osobných údajov spadajú osobné údaje, ktoré vypovedajú o rasovom či etnickom pôvode, politických názoroch, náboženskom vyznaní či filozofickom presvedčení alebo členstve v odboroch a spracovaní genetických údajov, biometrických údajov za účelom jedinečnej identifikácie fyzickej osoby a údajov o zdravotnom stave či o sexuálnom živote alebo sexuálnej orientácii fyzickej osoby.
2.3 Obchodný partner
Obchodným partnerom je na účely tohto dokumentu každá samostatne zárobkovo činná osoba alebo fyzická osoba v pozícii štatutárneho orgánu či zamestnanca právnickej osoby alebo samostatne zárobkovo činnej osoby, s ktorými správca vstúpil do právneho vzťahu, na základe ktorého dochádza k spracovaniu osobných údajov, alebo s ktorými správca o vstupe do tohto právneho vzťahu rokuje.
2.4 Správca
Správcom osobných údajov je správca.
2.5 Spracovanie osobných údajov
Spracovaním osobných údajov je myslená akákoľvek operácia alebo súbor operácií s osobnými údajmi, napríklad ich zhromaždenie, zaznamenanie, usporiadanie, štruktúrovanie, uloženie, prispôsobenie alebo pozmenenie, vyhľadanie, nahliadnutie, použitie, sprístupnenie prenosom, šírenie alebo akékoľvek iné sprístupnenie, zoradenie či skombinovanie, obmedzenie, výmaz alebo zničenie.
2.6 Dozorný úrad
Dozorným úradom sa rozumie predovšetkým Úrad pre ochranu osobných údajov, IČO: 70837627, so sídlom Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, pevná linka: +420 234 665 111, fax: +420 234 665 444, www: www.uoou.cz, e-mail: posta@uoou.cz, dátová schránka ID: qkbaa2n.
- Kontaktné údaje správcu
2.1 Kontaktné údaje správcu:
fyftstore s.r.o.
IČO: 29308062
so sídlom Osadni 774/35, 17000 Praha
e-mail: connor@fyft.cz
- Kategórie spracovávaných osobných údajov
3.1    Správca v nadväznosti na príslušný právny titul a účel spracovania spracováva nasledujúce kategórie osobných údajov:
- identifikačné a adresné údaje: napr. meno, priezvisko, doručovacia alebo iná kontaktná adresa, fakturácia, adresa sídla, IČO, DIČ;
- elektronické kontaktné údaje: napr. telefónne číslo, e-mailová adresa;
- ďalšie osobné údaje spojené so zmluvným vzťahom: číslo bankového účtu, akademický titul, funkcie, história objednávok.
4. Účel, doba a právny titul spracovania osobných údajov
4.1 Osobné údaje obchodných partnerov správca spracováva na nasledujúce účely:
- plnenie zmluvy, fakturácia
o na základe plnenia zmluvy;
o počas trvania zmluvy;
- účtovné a daňové účely
o na základe právnej povinnosti;
o po dobu trvania právnej povinnosti (typicky účtovné doklady 5 rokov, daňové doklady 10 rokov);
- vybavovanie podnetov, otázok a reklamácií, komunikácia s obchodnými partnermi
o na základe oprávneného záujmu;
o po dobu 4 rokov od zániku poslednej zmluvy;
- ochrana právnych nárokov správcu (napr. správa pohľadávok, obrana pred nárokmi tretích strán)
o na základe oprávneného záujmu;
o po dobu 4 rokov od zániku poslednej zmluvy;
- plnenie ostatných zákonných povinností (napr. poskytovanie informácií orgánom činným v trestnom konaní a ďalším orgánom verejnej moci)
o na základe plnenia právnej povinnosti;
o po dobu 4 rokov od zániku poslednej zmluvy.
4.2 Pre spracovanie osobných údajov obchodných partnerov využíva správca nasledujúce oprávnené záujmy:
- efektívna komunikácia s obchodnými partnermi pre spracovanie kontaktných údajov obchodných partnerov v rámci komunikácie s nimi a
- obrana pred právnymi nárokmi, vymáhanie právnych nárokov na spracovanie adresných a identifikačných, kontaktných, popisných osobných údajov po zániku poslednej zmluvy.
4.3 Správca nespracováva žiadne osobné údaje obchodných partnerov na základe súhlasu. Poskytnutie osobných údajov na základe súhlasu je dobrovoľné. Svoj prípadne udelený súhlas môže obchodný partner kedykoľvek odvolať. Poskytnutie osobných údajov v prípade súhlasu nie je zákonnou či zmluvnou požiadavkou. Obchodný partner tak nemá povinnosť správcovi na tento účel svoje osobné údaje poskytnúť.
4.4 Spracovanie osobných údajov na účely plnenie zmluvy, fakturácia, účtovné a daňové účely aplnenie ostatných zákonných povinností je založené na zákonných a zmluvných požiadavkách. Obchodný partner má povinnosť na tieto účely svoje osobné údaje poskytnúť. V opačnom prípade by nebolo možné uzavrieť príslušný právny vzťah, udržiavať ho a plniť právne povinnosti správcu.
- Príjemcovia osobných údajov
5.1 Osobné údaje obchodných partnerov zasiela správca nasledujúcim kategóriám príjemcov:
- poskytovatelia účtovných služieb;
- poskytovatelia prepravných služieb;
- poskytovatelia právnych a notárskych služieb;
- poskytovatelia informačných a komunikačných služieb (napr. hosting, SaaS, servis hardvéru);
- príslušné orgány verejnej správy na daňovom úseku (napr. FÚ) a
- ostatné orgány verejnej správy (napr. orgány činné v trestnom konaní).
5.2 Ak správca odovzdáva osobné údaje obchodných partnerov na spracovanie do tretej krajiny (okrem Európskeho hospodárskeho priestoru, ktorého súčasťou sú aj štáty stojace mimo Európskej únie - Island, Lichtenštajnsko a Nórsko) alebo medzinárodnú organizáciu, robí tak iba za predpokladu, že v táto tretia krajina alebo medzinárodné organizácie zabezpečujú primeranú úroveň ochrany alebo ak príjemca osobných údajov poskytol primerané záruky ich ochrany av cieľovej krajine sú k dispozícii vymáhateľné práva dotknutej osoby a účinná právna ochrana dotknutých osôb. Európska komisia doteraz uznala zodpovedajúcu úroveň ochrany v nasledujúcich krajinách: Andorra, Argentína, Kanada (obchodné organizácie), Faerské ostrovy, Guernsey, Izrael, ostrov Man, Jersey, Nový Zéland, Švajčiarsko, Uruguaj a USA (obmedzené na rámec Privacy Shield).
- Spôsob spracovania osobných údajov obchodných partnerov
6.1 Správca získava vyššie uvedené osobné údaje prostredníctvom vizitiek (listinných aj elektronických), internetových stránok obchodných partnerov, elektronických komunikačných prostriedkov (napr. e-mailové a telefonické konverzácie, konverzácie na sociálnych a profesných sieťach), ústneho konania, návrhov zmlúv či iných obchodných písomností alebo odporúčania tretích strán.
6.2 Osobné údaje sú spracovávané manuálne aj automatizovane. O všetkých činnostiach spracovania vedieme riadne záznamy v súlade s príslušnými právnymi predpismi. Pred spracovaním na iný účel, než je účel primárny, správca vykonáva posúdenie zlučiteľnosti účelov.
6.3 Osobné údaje spracováva správca
- v listinnej podobe na vizitkách, zmluvách či iných obchodných písomnostiach, ktoré vo vzťahu k svojim obchodným partnerom vedie,
- v elektronickej podobe v databázach, ktoré správca vo vzťahu k svojim obchodným partnerom vedie.
6.4 Obchodní partneri majú právo na prístup k osobným údajom, ktoré správca vo vzťahu k nim spracováva.
- Práva obchodných partnerov pri spracovávaní ich osobných údajov
7.1 Pri realizácii svojich práv sa obchodní partneri môžu obracať na správcu prostredníctvom kontaktných údajov správcu, ktoré sú uvedené v úvode tejto informácie.
7.2 Obchodní partneri majú nasledujúce práva
- Právo na prístup k osobným údajom
Ak chcete vedieť, či spracovávame Vaše osobné údaje, máte právo získať od nás informácie o tom, či sú Vaše osobné údaje spracovávané, a ak tomu tak je, máte tiež právo k Vaším osobným údajom získať prístup. V prípade opakovanej žiadosti sme oprávnení za kópiu poskytnutých osobných údajov účtovať primeraný poplatok na základe našich administratívnych nákladov.
- Právo na opravu nepresných a doplnenie neúplných osobných údajov
V prípade, že sa domnievate, že o Vás spracovávame nepresné či nepravdivé údaje, máte právo požadovať ich opravu. Tiež máte právo na doplnenie neúplných údajov. Opravu či doplnenie vykonáme bez zbytočného odkladu, vždy však s ohľadom na naše technické možnosti.
- Právo na výmaz
V prípade, že už Vaše osobné údaje nie sú potrebné na účely, na ktoré boli zhromaždené či inak spracované, alebo ak zistíte, že boli spracovávané protiprávne, máte právo požadovať ich vymazanie.
- Právo na obmedzenie spracovania osobných údajov
V prípade, že nemáte záujem o úplný výmaz, ale iba o dočasné obmedzenie spracovania Vašich osobných údajov, môžete od nás požadovať obmedzenie spracovania Vašich osobných údajov.
- Právo na prenosnosť údajov
V prípade, že chcete, aby sme Vaše osobné údaje odovzdali tretími subjektmi, môžete využiť svoje právo na prenositeľnosť údajov. V prípade, že by výkonom tohto práva mohlo dôjsť k nepriaznivému dotknutiu práv a slobôd tretích osôb, nebudeme môcť Vašej žiadosti vyhovieť.
- Právo vzniesť námietku
Máte právo kedykoľvek vzniesť námietku proti spracovaniu osobných údajov, ktoré sú spracovávané na účely splnenia úlohy vykonávanej vo verejnom záujme alebo pri výkone verejnej moci alebo na účely ochrany našich oprávnených záujmov. V prípade, že nepreukážeme, že existuje závažný oprávnený dôvod na spracovanie, ktorý prevažuje nad Vašimi záujmami alebo právami a slobodami, spracovanie na základe Vašej námietky bez zbytočného odkladu ukončíme.
- Právo kedykoľvek odvolať súhlas
Ak je spracovanie Vašich údajov založené na Vašom súhlase, máte právo kedykoľvek tento svoj súhlas odvolať.
- Právo na informácie o automatizovanom rozhodovaní, vrátane profilovania
Nie ste predmetom žiadneho rozhodnutia založeného výhradne na automatizovanom spracovaní, vrátane profilovania, ktoré by pre Vás malo právne účinky alebo by sa Vás obdobným spôsobom významne dotýkalo.
- Právo podať sťažnosť na Úrade pre ochranu osobných údajov
Máte právo podať sťažnosť na dozornom orgáne, ktorým je Úrad pre ochranu osobných údajov, so sídlom Pplk. Sochova 27, 170 00 Praha 7, tel.: 234 665 111, web: www.uoou.cz.
- Záverečné ustanovenia
8.1 S týmto dokumentom musia byť obchodní partneri preukázateľne oboznámení najneskôr v okamihu získania osobných údajov.
8.3 Tento dokument je uložený na nahliadnutie v listinnej forme u štatutárneho orgánu správcu.
8.4 Tento dokument je účinný od 25. mája 2018 a vydáva sa na dobu neurčitú.
V Praze dňa 25. mája 2018
_____________________________
Connor Stark, konateľ spoločnosti fyftstore s.r.o.
Právne predpisy:
Tento dokument sa riadi platnými právnymi predpismi, najmä:
- nariadením Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679, všeobecné nariadenie o ochrane osobných údajov,
- zákonom č. 101/2000 Zb. o ochrane osobných údajov v znení neskorších predpisov[1],
- zákonom č. 89/2012 Zb., Občiansky zákonník, v znení neskorších predpisov a
- zákonom č. 262/2006 Zb., Zákonník práce, v znení neskorších predpisov.
Právo EÚ vrátane GDPR sú bezplatne dostupné online na EUR-Lex tu: https://eur-lex.europa.eu/homepage.html?locale=cs.
GDPR v slovenskom jazyku je dostupné online na EUR-Lex tu: http://eur-lex.europa.eu/legal-content/cs/TXT/HTML/?uri=CELEX:32016R0679&from=EN
Právne predpisy SR sú bezplatne dostupné online na Zákony pro lidi tu: https://www.zakonyprolidi.cz/
[1] V súvislosti s európskym nariadením o ochrane osobných údajov a ďalšími európskymi predpismi by malo dôjsť k prijatiu zákona o spracovaní osobných údajov, ktorý by súčasný zákon o ochrane osobných údajov v plnom rozsahu nahradil. V čase prípravy tohto dokumentu sa návrh zákona prerokúva v Poslaneckej snemovni PČR.